Eindgesprek EMA via beeldbellen

De brief van de trainer

Deelnemers aan de EMA die een eindgesprek hebben via beeldbellen hebben daarover een brief ontvangen. Het CBR wil het risico op coronabesmetting zo klein mogelijk houden. Het eindgesprek zal daarom via beeldbellen plaatsvinden. U hoeft dus niet naar de cursuslocatie te reizen.

De brief van het CBR

De datum en tijd van het eindgesprek veranderen niet. Deze staan vermeld in de brief van het CBR. Deze is op dagdeel 3 van de EMA nogmaals mondeling toegelicht door uw trainer.

Tijdens het gesprek

Om het gesprek via beeldbellen goed te kunnen voeren, zorgt u er voor dat:

  1. u alleen in een rustige ruimte zit en u niet gestoord wordt door andere mensen, huisdieren, muziek of andere achtergrondgeluiden.
  2. u deze brief (inclusief uw dossiernummer) en uw legitimatie bij de hand heeft.
  3. uw gezicht duidelijk zichtbaar is en dat u goed verstaanbaar bent.
  4. u goed voorbereid en geconcentreerd bent op het gesprek. U heeft bijvoorbeeld nagedacht over wat u van de EMA geleerd heeft en wat u zelf nog belangrijk vindt om met uw trainer te bespreken.


Samengevat

De door u te nemen stappen zijn:

  1. Bewaar beide brieven goed: zowel de brief van de trainer als de brief van het CBR!
  2. Zorg dat u uw legitimatie bij de hand heeft.
  3. Test alles enkele dagen voor gebruik.
  4. Vul op de juiste dag en tijd de link in op uw computer, laptop of mobiele telefoon.
  5. Volg de instructies voor tijdens en na het gesprek op.

Wij wensen u een goed eindgesprek!


Beeldbellen via Trafieq


Belangrijke informatie vooraf:

  • Uw apparaat moet een werkende microfoon en camera hebben. Oudere computers en mobiele telefoons hebben dat vaak niet.
  • Gebruik bij voorkeur de laptop of computer. Dit is minder storingsgevoelig en het camerabeeld is vaak stabieler. U heeft op uw mobiel ook minder bedieningsopties dan via uw laptop of computer.
  • Heeft u vragen over het beeldbellen via Jitsi? Stuur dan vooraf een mail met uw vraag, uw naam en telefoonnummer naar beeldbellen@trafieq.nl.
  • Als de trainer u op het moment van uw gesprek niet ziet, of u niet goed ziet of u niet goed hoort, zal de trainer u bellen. U ziet dan ‘nummer onbekend’ op uw telefoon. Neemt u alstublieft wel op?!


De trainer zal proberen u via de telefoon te helpen met uw technische problemen. Is er dan nog geen goede beeldbelverbinding dan zal de trainer het eindgesprek niet met u kunnen voeren. De trainer zal een melding maken voor het CBR. Wij raden u dan aan zelf zo snel mogelijk contact op te nemen met het CBR.

Let op: het eindgesprek zelf kan niet telefonisch gevoerd worden.

Let op: als u afwezig of te laat bent, heeft u de EMA niet afgerond. Het CBR kan besluiten uw rijbewijs ongeldig te verklaren.

 

Handleiding voor de laptop of computer

Stap 1 - U heeft uw dossiernummer en legitimatie bij de hand.

Stap 2 - Via uw laptop of computer typt u de link uit de brief van de trainer exact over in het zoekscherm van uw internetbrowser. Gebruik geen www of http:// voor de link.

Stap 3 - Er kan door Jitsi toestemming gevraagd worden om uw microfoon en camera te mogen gebruiken. Dit staat links bovenin uw scherm in een klein venstertje. U geeft Jitsi toestemming.

Stap 4 - Nu klikt u op ‘Join meeting’ of ‘Deelnemen aan vergadering’

Stap 5 - Nu vult u uw wachtwoord in en klikt op OK. Uw wachtwoord is uw persoonlijke 10-cijferige CBR-dossiernummer. U komt nu automatisch in de ‘kamer’ waar u de trainer ontmoet.

Stap 6 - U controleert of de microfoon en camera aan staan. Als er een streepje staat door het symbooltje en het symbool donker is, staan de microfoon en/of camera uit. Klik dan op het microfoon en/of camera symbooltje. U ziet nu een vinkje bij het symbool. Het symbool wordt ook wit. De camera / het geluid staat nu aan. Hiervan ziet u ook een afbeelding verderop in deze handleiding.


Extra tips:
Let op: Jitsi werkt het beste via de internetbrowser Chrome. De functionaliteit van Jitsi met andere browsers zoals Explorer, Safari of Firefox is beperkt.
Zorg dat uw gezicht groot in beeld is. Dit is met de webcamera op ooghoogte op ca. 0,5 - 1 meter afstand.
Zorg voor goed licht. Veel licht van achter maakt het gezicht donker en dus letterlijk niet zichtbaar.
Het is handig om een koptelefoon met microfoon te gebruiken, maar dit hoeft niet.

 

Handleiding voor de smartphone of tablet

Stap 1 - U downloadt Jitsi Meet via de Appstore of Playstore en opent de app. Wij raden u aan dit ruim van tevoren te doen.

Stap 2 - U heeft uw dossiernummer en legitimatie bij de hand.

Stap 3 - U opent de app en u typt de link uit de brief van de trainer in de balk op het scherm. Gebruik geen http://www.meet.jit.si  voor de link, maar alleen de code uit uw brief. Via uw smartphone of tablet heeft u automatisch beeld en geluid.

Stap 4 - Direct na het invullen van de link wordt aan u het wachtwoord gevraagd. Uw wachtwoord is uw persoonlijke 10-cijferige CBR-dossiernummer. U vult deze in en klikt op OK. U komt nu automatisch in de ‘kamer’ waar u de trainer ontmoet.

Stap 5 - U controleert of de microfoon en camera aan staan. Als er een streepje door het symbooltje staat en het symbool donker is, is de microfoon en/of camera uit. Klik dan op het microfoon en/of camera symbooltje met het streepje. U ziet nu een vinkje bij het symbool en het symbool wordt wit. De camera / het geluid staat nu aan. Hiervan ziet u ook een afbeelding verderop in deze handleiding.

Extra tips:
Zorg dat de telefoon of tablet stevig staat en niet beweegt. Ga niet lopen tijdens het gesprek.
Zorg dat uw gezicht groot in beeld is. Dit is met de telefoon op ooghoogte op ca. 0,5 - 1 meter afstand.
Zorg voor goed licht. Veel licht van achter maakt het gezicht donker en dus letterlijk niet zichtbaar. Check dit van tevoren.
Het is handig om een koptelefoon met microfoon te gebruiken. Dit hoeft niet.


Help, het werkt niet!

Geen beeld

  • U ziet een zwart beeld. U ziet geen beeld van de trainer:
    • Staat er een streepje door het camera symbool in Jitsi? Dan moet u dit camera symbool aanklikken. Nu is de camera ingeschakeld. 
    • Zit er een plakkertje op de camera van de laptop? Haal die dan weg. 
    • Mogelijk kan de trainer u wel horen. Geef aan dat u de trainer niet in beeld ziet.
  • De trainer krijgt u niet in beeld:
    • Staat er een streepje door het camera symbool in Jitsi? Dan moet u dit camera symbool aanklikken. Nu is de camera ingeschakeld.
    • Uw beeld loopt vast. Er verschijnt vaak een draaiend cirkeltje in beeld. Als uw internet kwaliteit niet goed is, vraag huisgenoten op het moment van het gesprek niet te internetten. Of schakel, als mogelijk, over van uw Wifi netwerk naar uw mobiele datanetwerk. 
    • Op de laptop of computer kunt u de beeldkwaliteit lager zetten. Klik op de drie op elkaar gestapelde balletjes. In het keuzemenu kiest u voor ‘manage video quality’ en stelt u een lagere kwaliteit in. Dit kan niet op de smartphone.

 

 Beeldkwaliteit instellen Jitsi

 

Afbeelding: Hier stelt u een lagere beeldkwaliteit in als het beeld of geluid hapert of ‘bevriest’.

Geen geluid

  • U hoort de trainer niet of de trainer hoort u niet. De fout kan bij u of bij de trainer liggen.
    • Bij u: kijk op uw laptop of PC of de microfoon van het geluid aanstaat en het volume voldoende hoog.
    • Bij u: is er toevallig een koptelefoon aangesloten? Staat deze uit/aan?
    • Bij de trainer: maak dit met gebaren kenbaar bij de trainer.

Geen contact

  • U zit klaar en er staat midden boven in beeld ‘U bent de enige in de vergadering’:
    • Heeft u de link die u in uw brief hebt gekregen helemaal correct zonder spelfouten ingetypt? Wacht dan maximaal 5 minuten of de trainer online komt. Typ dan de link opnieuw in en wacht nog enkele minuten. Blijft u alleen in de ‘vergadering’, bel dan direct het CBR.
    • Bent u ‘online’ op de juiste datum en tijd? Check uw CBR correspondentie. Blijft u alleen in de ‘vergadering’, bel dan direct het CBR.

 

 Jitsi camera en microfoon aan en uitzetten

 


Afbeelding: Hier staat de microfoon aan (wit, vinkje) en de camera uit (donker, streepje).
Door er weer op te klikken zet u ze aan of uit.

Veelgestelde vragen

Welke apparaten kan ik gebruiken?
U kunt uw mobiel, computer, tablet of laptop gebruiken. U heeft beeld en geluid nodig. Gebruik bij voorkeur een laptop of computer. Deze is het minst storingsgevoelig en door de stabiele positie is het camerabeeld vaak beter. Zo verloopt het eindgesprek zo prettig mogelijk.

Waarom kan het gesprek niet telefonisch?
Het eindgesprek is een belangrijk onderdeel van de EMA. Uw trainer heeft nu alle tijd en aandacht voor u en uw situatie. U blikt samen terug en kijkt vooruit op uw persoonlijke situatie. Ook thema’s die misschien te gevoelig waren om in de groep te bespreken, kunnen nu vrijuit besproken worden. Bij dit alles past het niet om het gesprek telefonisch te laten plaatsvinden. De kwaliteit en de diepgang van het gesprek zouden verloren gaan.

Waarom vroeg de trainer dan toch mijn telefoonnummer?
Als er technische problemen zijn zal de trainer proberen u hier via de telefoon mee te helpen. Als de trainer u niet ziet, of u niet goed ziet of u niet goed hoort, zal de trainer u bellen. U ziet dan ‘nummer onbekend’ op uw telefoon. Neemt u alstublieft wel op?!

Is er na proberen geen goede beeldbelverbinding? Dan zal de trainer het eindgesprek niet met u kunnen voeren of afbreken. Wij raden u aan dan direct contact op te nemen met het CBR.

Waar kan ik terecht voor ondersteuning en vragen?
Heeft u vooraf een vraag over het beeldbellen, dan kunt u mailen naar beeldbellen@trafieq.nl met vermelding van uw vraag, naam en telefoonnummer.

Alle andere vragen, bijvoorbeeld over uw rijbewijs, de planning of uw dossier, stelt u aan het CBR. Neem ook contact op met het CBR als u het online eindgesprek niet hebt kunnen voeren.

Ik heb geen smartphone, tablet, laptop of pc. Wat nu?
Wij vragen u, in uw eigen belang, om in de weken tussen dagdeel 3 en uw eindgesprek goed te kijken naar oplossingen. Kan iemand in uw eigen omgeving u helpen? Kan iemand bijvoorbeeld voor u een laptop en een rustige ruimte beschikbaar stellen? Als dat toch geen optie is, bespreek dit dan zo mogelijk nog met uw trainer of neem contact op via de klantenservice van het CBR.

Waarom wordt Jitsi gebruikt voor het beeldbellen?
Jitsi is een erg eenvoudig en veilig programma voor beeldbellen of videovergaderen. We hebben al meerdere eindgesprekken via Jitsi gevoerd en dit beviel onze deelnemers erg goed!

Kan ik Jitsi alvast verkennen?
Als u deze ‘digitale kamer’ voor u zelf van te voren wilt verkennen, kijk dan op meet.jit.si  op uw computer of laptop of download Jitsi als app op uw mobiel. Via deze website kunt u zelf ook een online beeldbelgesprek starten en uitproberen.

Let op: Jitsi werkt het beste via de browser Chrome. De functionaliteit van Jitsi met andere browsers (Explorer, Safari, Firefox) is beperkt.

Is Jitsi wel veilig ivm mijn privacy?
Jitsi voldoet aan de veiligheidseisen en privacyregels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De ‘digitale kamer’ is versleuteld, uw wachtwoord (en dus uw gesprek) is uniek en na het gesprek is dit wachtwoord direct ongeldig. Jitsi neemt niets op en slaat niets op van het gesprek.

Trafieq registreert en verwerkt persoonsgegevens van bezoekers op haar website uitsluitend in overeenstemming met het doel waarvoor deze verkregen zijn. Trafieq maakt alleen gebruik van functionele, technische en analytische cookies.
Als je je gegevens invult op een formulier, bewaart Trafieq die gegevens tot opzegging (afmeldlink in de Nieuwsbrief)

Klik hier voor de volledige privacyverklaring van Trafieq Groep BV